Desenvolvimento Aplicacional e Desmaterialização de Processos

Atualmemte é Major e o seu cargo Oficial de Segurança dos SICs na CIS Support Unit Lisbon (NCIA)

Com o advento da internet provavelmente poucos anteviam um desenvolvimento tão vertiginoso das potencialidades e oportunidades que emergiram com a digitalização da informação. Numa sociedade cada vez mais globalizada, cooperante, sedenta de inovação e otimização na utilização dos recursos, assistimos nestas últimas três décadas a uma democratização do acesso a diversas plataformas e tecnologias.

A transformação digital passou a integrar o léxico das organizações e instituições, constituindo-se simultaneamente num fator e numa oportunidade de transformação das organizações. Mudanças que constatamos na forma como os produtos e serviços são disponibilizados, mas também como as organizações se reinventam e promovem a otimização dos seus processos.

A nível nacional é uma realidade o desenvolvimento de esforços no âmbito do desenvolvimento digital da sociedade e da economia. Na edição de 2022, do índice de Digitalidade da Economia e Sociedade, Portugal ocupava a 15.ª posição entre os 27 Estados. Membros da União Europeia, tendo subido uma posição em relação a 2021 [1].

O Estado como entidade pública e promotora de mudança tem vindo a promover a disponibilização de serviços públicos digitais aos cidadãos e empresas, assim como permitir um acesso rápido, oportuno e eficaz a formulários online com dados pré-preenchidos. Emerge a título de exemplo, a relação do cidadão com a Autoridade Tributária (AT), do qual o exemplo mais visível é o processo de regularização do IRS.

Com a transformação digital surgem novos conceitos interrelacionáveis, mas que por vezes são utilizados de forma difusa, como desmaterializar e digitalizar.

Qual o seu significado e diferenças?

Digitalização e desmaterialização
A digitalização e a desmaterialização interrelacionam-se, mas apresentam significados diferentes.

A digitalização, segundo o dicionário português online traduz-se no “ato ou efeito de digitalizar, de tornar “digital”, “mudança para formato digital” ou “conversão (de texto, imagem, etc.) para formato digital, de forma que se possa processar por computador” [2].

A mesma fonte, enuncia que desmaterializar assenta no “ato ou efeito de desmaterializar(-se), de tirar ou perder a forma material” ou “passagem para meio ou formato eletrónico ou digital (tornando dispensável um suporte material)” [3].

Estes conceitos possuem diferentes significados e abordagens. A digitalização assenta na transformação de dados físicos em dados digitais, sem alteração de procedimentos e funcionamento. Esta abordagem é muito frequente em organizações e instituições que possuem ficheiros físicos, impressos em papel e pretendem materializá-los em suporte digital.

A sua importância ganha relevância quando concorre para redução ou supressão da necessidade de lidar com quantidades significativas de papéis, promovendo pesquisa e acesso à informação mais célere e eficaz. A digitalização concorre por via da realização de procedimentos em formato digital, para promover o armazenamento de informações sobre utilizadores, possibilitando a análise destes de dados para tratamento estatístico e identificação de padrões, podendo ser disponibilizada para apoio à tomada de decisão.

A desmaterialização pretende ir para além da simples transformação dos dados físicos em dados digitais. Desmaterializar passa por analisar procedimentos, procurando identificar abordagens mais eficazes, mais céleres e mais adequadas na realização das tarefas, atividades ou processos, promovendo bastas vezes uma rutura com os procedimentos instituídos. O objetivo passa por patrocinar uma mudança de paradigma, procurando soluções escaláveis e adequadas, promovendo um emprego mais eficiente dos recursos sem se dissociar da evolução tecnológica.

A desmaterialização é indissociável da digitalização, mas não se cinge à mesma. Enquanto em algumas áreas os processos de digitalização são suficientes, outras envolvem mudanças mais profundas sendo necessário desmaterializar, modificar e implementar procedimentos.

A digitalização normalmente é adequada aos seguintes padrões organizacionais:

1. Incapacidade para organizar e gerir grandes volumes de informação dados;
2. Organização da informação inadequada;
3. Inexistência de ferramentas tecnológicas adequadas (exemplo a existência de e-mail).

A desmaterialização é adequada e deverá ocorrer quando se identifica a:

1. Necessidade de adaptação a novos modelos de negócios (exemplo: e-commerce);
2. Automatização de procedimentos (exemplo: chatbot);
3. Otimização de recursos humanos e gestão de tempo;
4. Identificação de novos fluxos de trabalhos.

Vantagens e fundamentos da desmaterialização?

A desmaterialização assenta na inovação tecnológica como elemento agregador e diferencial para a evolução, baseando-se em vários fundamentos:

• Eficiência: procura a melhoria de processos;
• Foco nos utilizadores: aprimorar a experiência e satisfação dos utilizadores;
• Inovação: necessidade de investir em formação e atualização contínua;
• Valor agrega vantagem ao produto/serviço.

Inicialmente, o processo pode ser moroso, exigir a interligação e integração de recursos humanos diferenciados, e, revestir complexidade na definição de fluxos e alteração de procedimentos. Contudo, após essa fase os benefícios alcançados poderão traduzir-se em:

• Melhoria de eficácia e eficiência organizativa;
• Redução de necessidades relativas a expansão de infraestruturas físicas;
• Maior agilidade nos processos;
• Redução de custos;
• Decisões mais informadas e céleres;
• Dados estatísticos e acesso a informação de forma mais adequada;
• Simplicidade de procedimentos para utilizadores;
• Disponibilidade e acessibilidade da informação;
• Mecanismos de integridade e autenticidade.

Oportunidades da desmaterialização

Através da inovação, digitalização e desmaterialização de processos, determinadas áreas e temáticas surgem com maior relevância, levando por exemplo à adoção de políticas de responsabilidade ambiental, cujo objetivo é diminuir custos e recursos materiais. Acresce à escala ecológica, a adoção de processos que se traduzem numa libertação de recursos humanos para outras áreas de ação, promovendo aumento da produtividade, pela via da automatização de tarefas, reduzindo ou eliminando a necessidade de execução de tarefas manuais, mas igualmente pela introdução de procedimentos de validação que concorram para a eliminação de incoerências e/ou informação duplicada.

As introduções de fluxos no tratamento processual vêm concorrer para uma partilha de informação mais célere, providenciando em tempo útil informação em apoio à tomada de decisão. Fomentando assim o acesso à informação e a tramitação de processos sem atrasos, ou omissões.

A desmaterialização poderá igualmente fomentar a diminuição de necessidade de espaço físicos para arquivo (ressalvando-se a retenção física por imperativos legais).

A desmaterialização vai mais além, na medida que permite identificar novas formas de desenvolver tarefas colaborativas, facilidade de acesso à informação e a facilidade de partilha desta. O acesso a novas tecnologias e plataformas permite implementar procedimentos e obter informação de forma eficaz, rápida, descentralizada e adaptada às necessidades e descentralizada, com recurso a aplicações web, app’s acedíveis a partir de uma diversidade de dispositivos móveis (laptops, tablets, smartphones, …), facilitando o acesso à informação por parte do decisor.

A centralização da informação e o acesso descentralizado à mesma, possibilita que o acesso possa ocorrer a partir de qualquer localização, potenciando a mobilidade de colaboradores e decisores. No contexto da segurança, a desmaterialização permite igualmente introduzir melhorias significativas, por via da introdução de procedimentos de segregação de acesso, logging e auditing. Estes procedimentos incrementam o controlo e rastreabilidade no acesso à informação. Desta forma questões de autenticidade, integridade e confidencialidade é assegurada.

Os resultados da desmaterialização têm o foco no desenvolvimento de soluções digitais para cada nova situação ou oportunidade, na capacitação dos colaboradores de conhecimento e ferramentas, na existência criação de mecanismos automáticos fiáveis e fidedignos, bem como na possibilitação de uma organização adquirir uma maior agilidade organizacional.

Desmaterialização
( Fonte: https://www.filedoc.com/recursos/avancar-para-a-desmaterializacao/ )

No Exército e através da capacidade de sustentação, manutenção evolutiva e desenvolvimento aplicacional da DCSI, constituem-se exemplos de que concorrem para a título de exemplos de desmaterialização de processos:

• Desenvolvimento do módulo planeamento e gestão das férias do Portal do Pessoal;
• Desenvolvimento de vários módulos para o Portal da Formação (exemplo: Desenho da Formação e Certificados de Condução Militar);
• A aplicação SIGE – Sistema Integrado de Gestão Estratégica;
• Desenvolvimento de uma aplicação (android) para Unidade Militar de Medicina Veterinária – UMMV que veio desmaterializar a implementação do registo da Fichas Clínica Veterinária, garantindo acesso aos registos com segurança e mobilidade;
• a nova versão da plataforma de Registo de Acidentes, e de igual modo como o desenvolvido Sistema de Registo de Situação de Viaturas (SITVIAT).

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Referências:

• [1] https://www.dgae.gov.pt/servicos/politica-empresarial/competitividade/digitalizacao.aspx ;
• [2] Porto Editora – digitalização no Dicionário infopédia da Língua Portuguesa [em linha];
• [3] Porto Editora – desmaterialização no Dicionário infopédia da Língua Portuguesa [em linha];